Switch language

Hoe je met Excel en Power BI data omzet in meer winst!

Hoe je met Excel en Power BI data omzet in meer winst!

Hoe je met Excel en Power BI data omzet in meer winst!

Data staat gelijk aan waarde, maar dat gebeurt niet vanzelf. Als je naar een hoeveelheid cijfers op een papier kijkt, wordt je niet wijzer. Daarom gebruik je Excel om grafieken te maken. Daarmee krijg je vaak al wat meer inzicht in wat er nu gebeurt binnen de onderneming. Met Power BI is een mooie verbreding van het pallet aan tooling gekomen om meer waarde uit data te halen. Nu kun je Excel inzetten voor de snelle ad hoc rapportages en Power BI embedden in een brede BI-strategie. Hoe zet je Excel en Power BI in om meer waarde uit data te genereren?

Oude manier van werken

Werkt u bij een onderneming waar wekelijks een stapel papier met het label ‘rapportage’ wordt uitgeprint? Dat is de oude manier van werken. Op die manier haal je geen waarde uit de cijfers. Als lezer heb je geen idee waar je nu precies naar kijkt. Alle verschillende tresholds moeten in je hoofd zitten, anders heb je geen benul welke resultaten goed en niet goed zijn.

Excel kan daar al heel veel in veranderen. Door grafieken te maken in Excel en daarin verschillende sheets te combineren, krijg je al meer inzicht en is op een natuurlijke manier duidelijk wat er moet gebeuren om resultaten te verbeteren. Daarnaast zit er op jouw afdeling misschien iemand die Excel van binnen en buiten kent. Zo iemand kan rapportages echt naar een hoger plan trekken.

Power BI for Microsoft Dynamics NAV AX ERP CRM SAP HANA

Voorbeelden van Power BI dashboards zien?

Inefficiënt 

Rapportage is op de oude manier van werken inefficiënt. In het voorbeeld van de papieren stapel is dat zo, maar ook in het Excel voorbeeld. Want iemand is vaak heel lang bezig met het maken leggen van de juiste relaties tussen data en berekeningen in Excel om het te laten kloppen. Het kost veel tijd en de foutmarge is redelijk hoog. Maar Excel is zo vervlochten in de dagelijkse praktijk dat de meeste bedrijven dat voor lief nemen.

Je kunt daar echter redelijk makkelijk een kentering in brengen door Power BI in te zetten voor dagelijkse rapportages. Dat brengt een aantal voordelen.

  1. Snelheid
  2. Betrouwbaarheid
  3. Gebruikersgemak

 

Het maken van goede dashboards in Power BI kost alsnog best wat tijd. Maar je hoeft ze maar één keer te maken en kunt ze vervolgens iedere dag gebruiken met verse data.

Power BI helpt je om dagelijks te zien waar gewerkt moet worden aan verbetering. Dat heet ‘actiegericht inzicht’. Door middel van de juiste visualisaties bij verschillende databronnen, zorg je ervoor dat de gebruiker precies ziet welke trends en ontwikkelingen er gaande zijn en waar op gestuurd moet worden. Daarmee is Power BI onmisbaar voor iedere managementrol binnen een organisatie. Het is echter niet alleen een managementtool.

Excel en Power BI vormen een perfect huwelijk in dagelijkse rapportage

Iedere medewerker weet waar hij mee bezig is

Wanneer je Power BI inzet op de productievloer, dan ziet iedereen direct hoe goed het die dag gaat met de productie. Afhankelijk van het team kun je er zelfs een competitie-element in brengen. Bijvoorbeeld door de productiviteit per medewerker te tonen. Je team moet daar wel klaar voor zijn en zin in hebben, anders werkt het averechts. Maar door op die manier data op alle afdelingen te laten ‘landen’, zorg je ervoor dat het niet meer alleen ‘eentjes-en-nulletjes’ zijn. Het wordt iets tastbaars waar je invloed op hebt als medewerker.

Maar waar heb je Excel dan nog voor nodig?

Voor heel veel dingen! Vooral dingen die even snel moeten. Omdat Microsoft Excel zo ingevlochten is in de dagelijkse werkzaamheden, weten veel mensen hoe ze hier snel even een grafiek in kunnen maken en even kunnen kijken hoe het met één bepaald onderwerp staat. Als je erachter komt dat je iedere dag dezelfde rapporten in Excel maakt, is het verstandig die te automatiseren en vervolgens in Power BI te tonen.

Concluderend kun je stellen dat je BI-strategie moet bestaan uit beide tools. Zowel Power BI als Excel. De ene tool gebruik je voor ad hoc rapporten die niet verder in de onderneming gedeeld hoeven te worden. Power BI zet je in om data binnen de onderneming te laten landen en medewerkers inzicht te geven in prestaties.